HANKINTAPOLITIIKKAMME

Suorien ja epäsuorien palveluiden, tavaroiden ja komponenttien hankinnat ovat Ponssella euromäärältään merkittäviä. Hankintojen taustalla on suurelta osin kilpailutus ja hankintasopimukset. Suorien hankintojen, raaka-aineiden ja komponenttien tarpeet tulevat lopputuotteiden valmistamisen ja varaosamyynnin tarpeista. Epäsuorat hankinnat ovat tuotteiden ja palvelujen hankintoja ja investointeja, jotka tarvitaan tukemaan yrityksen perusrakenteita ja tukitoimintoja.

Hankinnan periaatteina on

• minimoida laatu- ja liiketoiminnalliset riskit toimittajavalinnoissa ja hankinnoissa
• pyrkiä kokonaiskustannussäästöihin tekemällä yhteisiä hankintasopimuksia
• hallita ja valvoa hankintoja
• yhdistää ostovolyymeja ja vähentää prosessikuluja
• hankintaprosessin yhdenmukaistaminen ja läpinäkyvyys; hankintaprosessin sujuvuus ja tarkoituksenmukaisuus sekä vastuullisuus aina hankintatarpeen syntymisestä ostolaskujen maksamiseen
• varmistaa, että hankinnan hallinnointi ja raportointi tukee hankintaprosessia.

Hankintapolitiikan tavoitteena on parantaa hankintojen kustannustehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta.

Keskeisiä keinoja tavoitteen saavuttamiseksi ovat

• hankintojen ohjauksen ja työnjaon kehittäminen
• suunnitelmallisuus
• sähköisten hankintatyökalujen ja -ratkaisujen hyödyntäminen
• kilpailuttaminen
• sopimushallinta
• riskienhallinta
• vastuullisuus
• kaikkiaan yhtenäisen, sujuvan ja läpinäkyvän hankintatyön edellytysten varmistaminen.

Hankintoja ohjaa hankintastrategia, hankintaohjeistus ja hankintaprosessi.

Hankintojen ja hankintatoiminnan suunnitelmallinen toteuttaminen ja kehittäminen edellyttävät strategisen tason ohjausta.

Hankintapolitiikka sisältää hankintoja koskevat yleiset linjaukset ja hankintapoliittiset päävalinnat. Yhtiön edustamisoikeudet on määritelty yhtiöjärjestyksessä ja prokuristitiedot ovat saatavilla kaupparekisteriotteella. Hankintoihin liittyvät päätösrajat on määritelty erillisessä ohjeessa.

Tämän hankintapolitiikan lisäksi yhtiöllä on käytössään hankintaohje ja hankintaa toteutetaan hankintastrategian mukaisesti.

Tämä dokumentti on voimassa toistaiseksi ja siihen tehdään muutoksia tarvittaessa.

1. Hankintaosaston rooli ja organisoituminen

Ponssella hankinnat on jaettu suoriin ja epäsuoriin hankintoihin.

Suorat hankinnat

Suorilla hankinnoilla tarkoitetaan raaka-aineiden ja komponenttien hankintoja, jotka käytetään yrityksen lopputuotteiden valmistamiseen ja varaosien toimituksiin. Ponssella suorista hankinnoista vastaa hankinta- ja ostotoiminta.

Epäsuorat hankinnat

Epäsuoriin hankintoihin kuuluvat kaikki muut yrityksen toimintaa tukevat hankinnat kuten toimistotarvikkeet, IT-laitteet ja erilaiset tarvittavat palvelut ja investoinnit. Epäsuorista hankinnoista vastaa hankinta yhdessä toimintojen kanssa. Sopimusmuutokset (ml. hinnanmuutokset) käsitellään ko. sopimusta hallinnoivan hankintakategoriavastaavan toimesta. Joidenkin Ponssen toimintojen osalta on sovittu poikkeavista menettelytavoista ja niitä jatketaan toistaiseksi. Tarpeet tuotteiden tai palveluiden hankintaan tulevat Ponssen eri toiminnoilta. Toimintojen substanssiasiantuntija määrittelee hankittavan tuotteen ominaisuudet ja palvelujen sisällön eli mitä ollaan hankkimassa. Kaikilla epäsuorilla hankinnoilla tulee olla hyväksyntä; joko hyväksytty investointiehdotus tai budjetoitu ja hyväksytty kuluihin kirjattava hankinta.

Hankintatoimen rooli

Ponsse Oyj:ssä hankintatoimi vastaa hankintastrategian, -prosessin ja -ohjeen mukaisesta toteuttamisesta ja tuo lisäarvoa toimittajamarkkinoiden tuntemuksella, tarjouspyyntö- ja sopimushallinnalla ja tarvittavien kaupallisten ehtojen sopimisella. Ponssen tytäryhtiöissä hankinnoista on sovittu erikseen yrityskohtaisesti. Kaupallisten ehtojen sopimisella, laadunvarmistuksella ja muilla sopimusteknisillä asioilla voidaan merkittävästi vähentää Ponssen hankintariskejä ja varmistaa hankintaprosessin kustannustehokkuus. 

2. Hankintojen toteuttaminen

Ponssella raaka-aineiden ja komponenttien hankinnan suorittaa hankintatoimi, vastaten toimittajavalinnoista, kaupallisista ehdoista ja logistisesta prosessista. Ennen tuotteen tai palvelun hankintaa allekirjoitetaan sopimus tai sopimuksia, joilla sovitaan yleisistä osapuolten välisistä ehdoista.

Epäsuorien hankintojen tavoitteena on niin ikään saada aikaan kustannussäästöjä kilpailuttamalla, tekemällä yhteisiä hankintasopimuksia, yhdistämällä ostovolyymejä, kehittämällä työkaluja ja vähentämällä sisäisiä prosessikuluja. Hankinta varmistaa liiketoimintayksikköyhteistyöllä, että muun muassa toimittajavalinnat ovat yksiköiden tiedossa ja että ne tukevat yksiköiden tarpeita ja ydinprosesseja.

3. Vastuullisuus Ponssen hankinnoissa

Vastuullisuustavoitteidemme mukaisesti haluamme rakentaa luottamusta sidosryhmiemme kanssa avoimella yhteistyöllä ja pitkäjänteisellä liiketoiminnalla.

Olemme sitoutuneet vastuulliseen hankintaan. Emme missään olosuhteissa tingi vastuullisen hankinnan käytännöistä, joiden merkitys on hankintakulttuurissamme, toimittajavalinnoissamme ja -arvioinneissamme keskeinen. 

Tavarantoimittajien eettisiin toimintaohjeisiin, Supplier Code of Conduct, sitoutuminen on yksi Ponssen vastuullisuuden KPI-mittareista (Key Performance Indicators). Ohjeiden hyväksyntä on edellytys Ponssen toimittajana toimimiselle, minkä lisäksi toimittajan tulee noudattaa kaikkia sovellettavia lakeja ja säännöksiä. Toimittajien tulee lisäksi varmistaa, että heidän oma alihankinta- ja kumppaniverkostonsa toimii Ponssen tai vastaavan eettisen toimintaohjeen mukaisesti. Toimintaohjeen mahdollisista rikkomuksista voi ilmoittaa anonyymisti Ponssen www-sivuilla olevaan eettiseen ilmoituskanavaan.

Suosittelemme toimittajiamme seuraamaan, raportoimaan ja vähentämään toiminnastaan ja arvoketjustaan aiheutuvia kasvihuonepäästöjä. Toimittajien tulee kehittää toimintaansa myös muiden kielteisten ympäristövaikutustensa minimoimiseksi.

Edellytämme toimittajiltamme valmiutta toimittaa Ponssen pyynnöstä ympäristö- ja sosiaaliseen vastuuseen liittyvää tietoa erilaisia raportointitarpeita varten. Siksi toimittajiemme tulee tuntea tuotteidensa raaka-aineiden ja komponenttien alkuperä. 

Toimittajiemme tulee kiinnittää arvoketjussaan erityistä huomiota myös ihmisoikeuksiin ja varmistaa siihen, ettei heidän toiminnassaan tai hankintaketjussaan ole pakkotyötä, ihmiskauppaa tai muuta ihmisoikeuksia rikkovaa toimintaa.

4. Hankintatoiminnan tehtävät ja tavoitteet

Hankintapolitiikalla toteutetaan hankintatoiminnan tehtävää ja roolia yhtiössä (missio) ja ohjataan saavuttamaan hankintatoiminnalle asetettuja tavoitteita ja päämääriä (visio). Hankintojen suunnitelmallinen ja hyvin ohjattu toimintamalli luo edellytykset hankintapolitiikan onnistuneelle ja tulokselliselle toimeenpanolle. Siksi hankintojen strategiseen arviointiin on kiinnitetty erityistä huomiota. Hankintatoimen tehtävänä on varmistaa kokonaisvaltaisesti, että toimittajakenttä pystyy toimittamaan vaaditut teknologiset ratkaisut laadukkaasti, toimitusvarmasti ja kustannustehokkaasti. Hankinnoissa pyritään monitoimittaja tilanteeseen, mahdollistaen hyvän riskienhallinnan ja kilpailutilanteen.

1. 4.1. Tehtävä - Missio

Asiakkaamme menestyvät yhdessä kanssamme.

Yhtiön hankintatoiminnan tehtävänä on tukea yhtiötä tehtävässään hankkimalla vaaditun teknologian mukaiset raaka-aineet, komponentit, tuotteet ja palvelut ammattimaisesti toimittajamarkkinat tuntien ja tähdäten laadukkaaseen lopputulokseen kestävän kehityksen huomioiden.

1. 4.2. Tavoitteet – Visio

Ponsse on vastuullisen metsätalouden halutuin yhteistyökumppani.

Yhtiössä tehdään vastuullista raaka-aineiden, komponenttien, tuotteiden ja palvelujen hankintaa, joka määrätietoisesti käyttää markkinoilla olevan tarjonnan hyödykseen ja toimii selkeiden pelisääntöjen ja hyvän hankintaosaamisen pohjalta. Hankintatoimi varmistaa osaltaan Ponssen ulkoisen kilpailukyvyn ja sisäisen suorituskyvyn.

Hankintatoiminnalle asetetaan selkeät tavoitteet, joita seurataan aktiivisesti. Hankintatoiminnan asemaa ja merkitystä kehitetään määrätietoisesti ja sen toteutuksen tehokkuutta pyritään järjestelmällisesti nostamaan.

Yhtiö ja sen työntekijät sitoutuvat hankintapolitiikan mukaiseen vastuullisesti, eettisesti ja moraalisesti toteutettavaan toimintatapaan. Hankintapolitiikan mukainen toimintatapa jalkautetaan sekä ohjeistuksina, yhteisissä tilaisuuksissa, että jokapäiväisessä tekemisessä osaksi yhtiön hankintakulttuuria.